Что такое Facility Management и в чем его преимущества?

Андрей Кротков, генеральный директор и партнер Zeppelin

Целью Facility management является эффективное управление всеми службами и сервисами, обеспечивающими непрерывную работу объекта недвижимости, а также комфорт его арендаторов и посетителей. Порядок взаимодействия с FM-компанией очень прост: непрофильные для владельцев зданий (помещений) бизнес-процессы отдаются на аутсорсинг. В зависимости от вида основной деятельности заказчика, они могут варьироваться, но среди основных можно выделить следующие:

• содержание всех инженерных коммуникаций и систем жизнеобеспечения здания в исправном состоянии и предотвращение аварийных ситуаций;
• поддержание чистоты в местах общего пользования, в занимаемых помещениях и на прилегающей территории;
• обеспечение энергоресурсами и их эффективное расходование;
• охрана и безопасность;
• организация инфраструктурных сервисов.

Вместе с тем, особенности Facility management на каждом из объектов часто определяет имеющаяся инженерная составляющая: состояние ремонта помещений, тип фасада и напольных покрытий, режим работы и еще множество других факторов.
В сегодняшней нестабильной экономической ситуации владельцы недвижимости стараются сокращать расходы, в том числе на эксплуатацию зданий. Некоторые пробуют справиться с этой задачей своими силами, но большинство собственников и девелоперов рано или поздно приходят к пониманию, что аутсорсинг в вопросах управления недвижимостью позволяет намного качественнее производить эксплуатацию, и при этом максимально экономить. Потому все чаще и чаще к управлению объектами привлекаются именно профессиональные FM-компании: специалисты в этой области способны максимально уменьшить подобные траты.

В крупных российских городах к услугам FM-операторов обращаются уже не только владельцы коммерческих площадей, но и собственники жилья.

Например, в портфолио Zeppelin на сегодня есть несколько сотен квадратных метров элитных жилых комплексов.

При этом, несмотря на то, что сфера Facility & Property Management на российском рынке уже утвердилась и не один десяток лет доказывает свою состоятельность, некоторые собственники торговых, бизнес-центров, многофункциональных и логистических комплексов все еще не готовы привлекать подрядчиков для профессионального комплексного управления коммерческой недвижимостью. Особенно распространена эта тенденция в регионах России. Владельцы недвижимости предпочитают самостоятельно заниматься управлением, набивая собственные шишки, раздувая штат, привлекая единичных специалистов. Нередко такой подход приводит не только к низкокачественной эксплуатации объектов, но и к потерям, в основном, для собственника бизнеса. Довольно часто такая практика заканчивается не очень удачно: сказывается недостаток опыта, знаний и компетенции.

FM-оператор — это профессионал в сфере эксплуатации коммерческих объектов, его специализация изначально закаляется в конкурентных рыночных условиях, а значит, такая компания обладает большим опытом и располагает большими возможностями — в первую очередь, для экономии эксплуатационного бюджета клиента без ущерба качеству услуг. В чем же конкретные преимущества привлечения аутсорсинговой УК для обслуживания объекта недвижимости?

• Внешняя УК берёт на себя риски взаимодействия с контрольно-надзорными органами (Миграционная служба, Трудовая инспекция, МЧС, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Теплонадзор, Энергонадзор, ФМС и многие другие), что значительно защищает владельца недвижимости и сокращает его непредвиденные расходы на эти цели.
• Весь НДС от стоимости услуг внешней УК владелец недвижимости может взять к возмещению, а при эксплуатации собственным штатом налоги на ФОТ своего персонала — не может! А они составляют 75-85% всех эксплуатационных затрат собственника объекта.
• FM-оператор беспроцентно кредитует собственника недвижимости на срок 1-2 мес., так как значительную часть необходимых расходов на эксплуатацию и дополнительные работы он авансирует за свой счёт, перевыставляя их заказчику в отчёте за прошедший месяц.
• Специализированная управляющая компания всегда страхует профессиональную ответственность и обязательно возместит причинённый ущерб собственнику объекта либо арендаторам. При этом собственного сотрудника компания сможет наказать лишь выговором, даже если он стал причиной крупная аварии.
• Сотрудничество с УК предоставляет, при необходимости, возможность официально оштрафовать её за упущения в работе, применяя механизмы оценки полноты и качества услуг по чек-листам и KPI (ключевым параметрам эффективности), а собственный персонал надёжно защищён Трудовым кодексом.
• Больший организационный и технический потенциал специализированной УК за меньшие деньги: владельцу недвижимости не придется содержать в штате обязательных специалистов по направлениям (энергетики, экологи, охрана труда, противопожарная безопасность, обслуживание автоматических ворот, холодильного оборудования и систем вентиляции, управление службой клининга и охраны, вспомогательный технический персонал и многие другие), а также сократить свои службы управления и администрации (например, HR, закупка, хранение, логистика, юридическое сопровождение), т.е. существенно оптимизировать накладные расходы бизнеса (их ФОТ и социальные пособия, оргтехника, спецодежда, проезд, связь, интернет и другое).
• Аутсорсинговая УК сама выплачивает своему клиенту дополнительное агентское вознаграждение (делится частью прибыли за право дополнительного заработка на объекте) от заключаемых прямых субконтрактов с арендаторами здания, причём реализуя их за свой счёт и своими силами.
• Не надо в «авральном» режиме нанимать дополнительный временный персонал или искать подмену больным и отпускникам, декретным сотрудникам и студентам-заочникам, а главное — оплачивать услуги временным работникам на этот период. Управляющая компания обеспечит оперативную замену или срочный выход сотрудников нужной квалификации, за свой счёт и без дополнительной оплаты.
• На сетевых объектах или для проведения специалиальных видов регламентного обслуживания (кондиционирование, вентиляция, вертикальный транспорт, слаботочные системы и т.д.) FM-оператор может предложить выездное мобильное обслуживание и аварийное реагирование, что позволит владельцу недвижимости платить только за распределённый ресурс (нормо-час), а не суточную смену собственных сотрудников меньшей квалификации.

Вкратце, преимущества FM-аутсорсинга для владельца здания можно обозначить так:

1. Это дешевле. Оптимизация эксплуатационных расходов и дополнительная косвенная экономия (до 25-35%).
2. Это безопаснее. Меньше предписаний от проверяющих (Миграционная служба, Трудовая инспекция, МЧС, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Теплонадзор, Энергонадзор, ФМС и многие другие) и компенсации ущерба при авариях.
3. Это удобнее. FM-оператор более эффективно заменит не только собственное эксплуатационное подразделение владельца объекта, но и до 10 его других разнопрофильных подрядчиков (ремонты, капстроительство, экологические платежи и прочее), в результате — работа по принципу «одно окно», 1 договор, 1 счет и одно контактное лицо.

Каждый собственник объекта, как правило, проходит и через управление объектом своими силами, и через аутсорсинг, и выбирает наиболее подходящий для себя вариант. Практика такова, что, обратившись к профессиональному FM-оператору, мало кто потом возвращается к самостоятельному обслуживанию объекта. Некоторые компании, попробовав себя в управлении и осознав, что это эффективно делать только при больших объемах обслуживаемых площадей и значительном штате, «доращивают» свою компанию, развивая еще одно направление деятельности — FM. И уже берут в управление чужие объекты. Таким путем «выросли» некоторые крупные УК на российском рынке. По общим объемам аутсорсинговых работ они нередко уступают профессиональным FM-операторам, изначально сосредоточенным на FM как профильном виде деятельности компании. Тем не менее, структуры обоих типов очень плотно конкурируют на рынке FM-услуг России.